dịch vụ kế toán giá rẻ

Hướng dẫn cách đóng dấu treo và dấu giáp lai năm 2020 chủ doanh nghiệp cần hiểu về tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

Khi mới thành lập nhưng bạn là chủ doanh nghiệp thì bắt buộc cần phải biết cách đóng dấu treo và dấu giáp lai và trong bài viết này Kế toán Minh Việt sẽ hướng dẫn cách đóng dấu treo và dấu giáp lai cũng những cập nhật kiến thức căn bản về dấu treo và dấu giáp lai

Cần hiểu về tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai

a/ Tính pháp lý của dấu treo

Theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Theo đó, đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Tham khảo cách trình bày văn bản chuẩn tại đây.

Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.

Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.

Do đó, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

b/ Tính pháp lý của dấu giáp lai

Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV nêu rõ […] dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Theo đó, đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.

Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.

Theo đó, dấu giáp lai được đóng để trên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.

Như vậy, dấu treo và dấu giáp lai mặc dù đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành tuy nhiên chúng không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.

Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.

Cách đóng dấu treo và dấu giáp lai năm 2020

a/ Cách đóng dấu treo

Dấu treo được hiểu là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Định nghĩa nêu trên cũng đồng thời là cách sử dụng dấu treo, cụ thể, dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định.

Dấu treo được sử dụng khá nhiều trong việc quản lý và phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cũng như các văn bản hành chính có phụ lục đính kèm của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành.

Ví dụ, tại tiêu thức “người bán hàng” trong hóa đơn giá trị gia tăng, trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Chốt lại cách đóng dấu treo cần nhơ:

- Cách thức đóng dấu: Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
cách đóng dấu treo và dấu giáp lai
 
- Căn cứ: Khoản 3 Điều 26 Nghị đinh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
 
- Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

b/ Cách đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên phần lề bên phải của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, chứng từ kế toán có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.

Cách thức đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

cách đóng dấu treo và dấu giáp lai

- Căn cứ: Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
- Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.

Điển hình, Tổng cục Hải quan quy định rõ những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai tại Công văn 6550/TCHQ-HC gồm:

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

- Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

- Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;

- Quyết định ấn định thuế;

- Quyết định kiểm tra sau thông quan;

- Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

- Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Thông báo phạt chậm nộp;

- Kết luận kiểm tra, thanh tra;

- Kết luận xác minh đơn tố cáo;

- Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

- Biên bản làm việc;

- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

- Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

Đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành, trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác thì:

Cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Bản sao chụp văn bản này có đóng dấu giáp lai…

Ngoài ra, trong hoạt động công chứng, chứng thực, các bản sao, văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên đều phải đóng dấu giáp lai.

Hợp đồng nhiều trang thì bên nào đóng dấu giáp lai?

Khi các doanh nghiệp ký kết hợp đồng, ngoài chữ ký và dấu của các bên trong phần cuối của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai. Vậy hợp đồng nhiều trang thì bên nào đóng dấu giáp lai?

Bên nào đóng dấu giáp lai trên hợp đồng?

Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV).
Có thể thấy, khi giao kết hợp đồng có nhiều trang, thường các doanh nghiệp sẽ đóng dấu giáp lai trên hợp đồng. Tuy nhiên, không có quy định nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai trên những hợp đồng này.
Hợp đồng có hiệu lực hay không phụ thuộc vào nội dung thỏa thuận trong hợp đồng, chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng. Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 bên trái chữ ký của người có thẩm quyền.
Còn việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản tránh sửa chữa, thay đổi nội dung văn bản.
Do đó, trong một hợp đồng kinh tế, bên nào cũng có quyền đóng dấu giáp lai. Có thể cả 2 bên cùng đóng dấu giáp lai trên hợp đồng hoặc một trong 2 bên, điều này không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng. 
Cách đóng dấu giáp lai hợp đồng nhiều trang
Không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng, theo đó, dấu giáp lai phải đảm bảo:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định;
- Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần văn bản;
- Mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Trường hợp có nhiều trang không thể đóng dấu giáp lai 01 lần thì chia ra, các dấu giáp lai đều được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản nối tiếp nhau, đảm bảo khi khớp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai trùng với con dấu doanh nghiệp.

Chốt lại cần lưu ý khi đóng dấu treo và dấu giáp lai

- Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Căn cứ: Điều 12 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 và Khoản 2 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.

- Cách thức đóng dấu treo: Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

- Cách thức đóng dấu giáp lai:  Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Bài viết trước: Điều kiện gộp báo cáo tài chính

Bài liên quan: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn